การจัดการความเสี่ยงของโครงการ (ตอนที่ 1): อย่าถูกดักด้วยกับดักทั่วไป 6 ตัว

เมื่อองค์กรของคุณตัดสินใจรับความพยายามใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบโปรแกรมการฝึกอบรมใหม่การวางแผนบริการใหม่หรือการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เดิมความพยายามนี้เรียกว่าโครงการ มันเกี่ยวข้องกับผู้คนเงินทุนทรัพยากรตารางเวลาข้อกำหนดการทดสอบการปรับละเอียดและการปรับใช้รวมถึงโฮสต์ของกิจกรรมอื่น ๆ

คุณอาจเคยเห็นปรากฏการณ์นี้มาก่อนแล้ว: โครงการเป็นแม่เหล็กที่มีความเสี่ยง ทำไมจึงเป็นเช่นนั้นมีหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง การจัดการ รับจดทะเบียนบริษัท ความเสี่ยงของโครงการเป็นกระบวนการที่เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการโครงการเข้าใจได้ยาก เป็นผลให้โครงการประสบปัญหาบ่อยครั้งกับการกำหนดเวลาที่เกินกำหนดเวลาการใช้จ่ายเกินงบประมาณและข้อกำหนดที่ไม่ได้รับการแก้ไข บทความนี้ (ครั้งแรกของซีรีส์) อธิบายกับดักทั่วไปหกแบบที่เมื่อไม่ได้รับการยอมรับอย่างสมบูรณ์สามารถนำไปสู่ความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์

นี่คือสิ่งที่ฉันสังเกตเห็นมาหลายปีในฐานะผู้นำโครงการและผู้เข้าร่วม:

1. แต่ละโครงการมีความแตกต่างกันในบางวิธีรูปร่างหรือรูปแบบจากโครงการสุดท้าย

หากโครงการทั้งหมดของคุณเหมือนกันคุณสามารถใช้วิธีการตัดคุกกี้เพื่อกำจัดสิ่งสกปรกออกโดยไม่ต้องนอนหลับตอนกลางคืน แม้ว่าโครงการอาจมีความคล้ายคลึงกัน แต่โครงการใหม่สามารถแนะนำองค์ประกอบใหม่ที่ไม่คุ้นเคยซึ่งสามารถทำให้คุณรู้สึกสมดุลได้อย่างง่ายดาย – บ่อยครั้งโดยที่คุณไม่รู้ตัวจนกว่าจะสายเกินไป

2. โครงการมักถูก จำกัด ด้วยเงื่อนไขที่แน่นอน

เริ่มแรกคุณอาจได้ยินข้อ จำกัด เช่น “เรามีเพียง $ 1,200 และสามสัปดาห์เพื่อให้คุณทำโมดูลการฝึกอบรมทั้งหมด 18 โมดูลสำหรับโครงการนี้

“(อะไรคุณคิดว่าตามข้อกำหนดที่คุณเคยได้ยินมาโครงการนี้ควรใช้เวลาหนึ่งปีครึ่งและค่าใช้จ่ายสามร้อยแกรนด์!) การพูดของข้อ จำกัด ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับผู้สนับสนุนโครงการหรือลูกค้าถาม สำหรับ 1) ราคาถูกและ 2) เสร็จเร็วและ 3) คุณภาพสูงและ 4) คุณสมบัติหลายอย่างในการส่งมอบโครงการขั้นสุดท้ายแม้ว่าจะเข้าใจได้ว่าต้องการค่าที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับเงินเว้นแต่ว่าโครงการจะได้รับตารางที่ไม่มีที่สิ้นสุดและไม่ จำกัด งบประมาณการแลกเปลี่ยนกลายเป็นสิ่งจำเป็น

โดยปกติแล้วเป็นไปได้เพียงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสองหรือสามในสี่ของโครงการเหล่านี้ การแลกเปลี่ยนอาจ จำกัด จำนวนฟีเจอร์ จำกัด คุณภาพหรือทั้งสองอย่าง

3. คนดูถูกดูแคลนอย่างเรื้อรังเวลาและความพยายามของพวกเขา

ไม่ว่าจะเป็นเพราะความอัปยศทางสังคมที่รับรู้หรือลูกบอลคริสตัลที่มีเมฆมากคนมักจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการได้รับประมาณการโครงการที่สมจริง เมื่อทราบจำนวนโครงการที่ไม่รู้จักการคาดการณ์ที่แม่นยำอาจเป็นเรื่องยาก (ผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดรู้เรื่องนี้และมักจะเพิ่มบัฟเฟอร์ที่ได้มาจากบันทึกประสบการณ์ที่ผ่านมาจริงหรือที่รู้จักกันทั่วไปว่า “ปัจจัยเหลวไหล” ในการเสนอราคาโครงการ

) เพื่อทำให้เรื่องซับซ้อนผู้คนมักจะรู้สึกกดดันเพื่อ “ลดความจริง” ต่อไปนั่นคือเพื่อลดสิ่งที่การคำนวณที่ต่ำของพวกเขาแล้วบอกพวกเขาว่าควรใช้เมื่อพวกเขารวมการเสนอราคา เมื่อใดก็ตามที่ผู้บริหารผลักดันให้คนดูถูกดูแคลนด้วยวิธีนี้บางทีอาจเป็นเพราะกลัวที่จะสูญเสียโครงการความเสี่ยงสามารถครอบงำได้อย่างง่ายดายและทำลายความสำเร็จของโครงการ

4. ความต้องการโครงการมักจะคลุมเครือในตอนเริ่มต้น

ไม่ว่าคุณจะพูดคุยกับลูกค้าเจ้านายของคุณเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าของคุณเพื่อคิดออกว่าโครงการควรผลิตอะไรสิ่งที่พวกเขาพูดในตอนแรกอาจฟังดูชัดเจนเหมือนเสียงระฆังในบางพื้นที่ แต่ร่างอื่น ๆ การชี้แจงในส่วนที่คลุมเครืออาจทำให้เกิดการสนทนากับคนจำนวนมากและใช้เวลานานกว่าที่ทุกคนคาดคิด

5. ความต้องการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาอย่างสม่ำเสมอ

ไม่กี่นาทีหลังจากที่คุณประสานความต้องการกับข้อตกลงของทุกคน “การคืบขอบเขต” เริ่มต้นขึ้น ซึ่งหมายความว่าความต้องการของโครงการอาจขยายหดหรือแปรเปลี่ยนไปสู่สิ่งที่แตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิง! สถานการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นเพราะการสร้างสิ่งใหม่สามารถสร้างผลลัพธ์ (หรือชุดผลลัพธ์) ที่อาจเกินหรือต่างจากสิ่งที่ผู้คนสามารถจินตนาการได้ในตอนเริ่มต้น และแม้กระทั่งเมื่อทีมป้องกันมันความกดดันที่จะรวม “ส่วนเสริม” สามารถขยายขอบเขตได้เกินขอบเขต

6. เกือบทุกอย่างเกี่ยวกับโครงการนั้นเป็นแบบไดนามิก! นอกเหนือจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายสามารถหยุดเริ่มต้นหรือผันผวนในระหว่างโครงการ ผู้ที่มีประสบการณ์อาจออกเดินทางและผู้คนใหม่ ๆ อาจเข้ามาในเรือ งบประมาณอาจถูกสับ กำหนดการอาจถูกเฉือนหรือ – บางครั้งยิ่งแย่กว่านั้น – ล่าช้า ทรัพยากรอาจระเหยหรือไม่เป็นรูปธรรมในรูปแบบที่เหมาะสม การเมืองสามารถแอบเข้ามาและลบการสนับสนุนหรือต้องการข้ามขั้นตอนที่สำคัญเช่นการทดสอบ รายการไปบนและบน.

การศึกษาโครงการที่ล้มเหลวได้เปิดเผยว่าการตรวจจับธงสีแดงล่วงหน้าได้ยากเพียงใด การมองในแง่ดีที่ไม่ดื้อสามารถปิดกั้นความสามารถของทุกคนในการมองเห็นได้ชัดเจน แต่การเปลี่ยนโครงการที่ไม่แน่นอนอาจจะดีกว่าการปล่อยกฎของ egos

จะทำอย่างไร? ดังที่เราได้เห็นโครงการสามารถเกี่ยวข้องกับตัวแปรแบบไดนามิกสูงหลายอย่าง พวกเขามักจะทำงานภายใต้งบประมาณและตารางงานที่แน่น คนมักจะผิดเวลาความพยายามและทรัพยากร ความต้องการขยายหดบทความการจัดการธุรกิจหรือเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง และสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปสามารถดึงพรมออกจากใต้แผนการของทุกคน เพิ่มเหล่านี้เข้าด้วยกันและโครงการจำนวนมากจะปรุงสูตรสำหรับความล้มเหลว

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น คุณและทีมของคุณสามารถเรียนรู้ที่จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของโครงการโดยให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุและผลระหว่างคีย์สำคัญทั้งหกนี้