คำแนะนำเกี่ยวกับการกำกับดูแล SharePoint: ภาพรวม

คำแนะนำเกี่ยวกับการกำกับดูแล SharePoint: ภาพรวม

 

ระบบการกำกับดูแล SharePoint ที่ดีสามารถช่วยเพิ่มความสอดคล้องขององค์กรของคุณกับกระบวนการทางธุรกิจต่างๆได้อย่างมาก

 

 

คำแนะนำเกี่ยวกับการกำกับดูแล SharePoint: ภาพรวม

 

ทุกองค์กรมีลักษณะเฉพาะสำหรับกฎและข้อบังคับ ซึ่งเป็นจริงกับระบบทั่วทั้งองค์กรเช่น SharePoint เช่นกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงการสื่อสารผิดพลาดและการจัดการที่ผิดพลาดคุณต้องตั้งกฎบางอย่าง

 

การกำกับดูแล SharePoint คืออะไร

การกำกับดูแลคือชุดของนโยบายที่กำหนดกระบวนการ รับจดทะเบียนบริษัท บทบาทกฎและข้อบังคับสำหรับการโต้ตอบของผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกกับ SharePoint ในองค์กรของคุณ ข้อ จำกัด ด้านการกำกับดูแลเหล่านี้จำเป็นต้องนำมาใช้กับแต่ละข้อโดยไม่คำนึงถึงการกำหนดหรือตำแหน่งงาน ถ้าพวกเขาจะต้องได้รับสิทธิ์พิเศษของ SharePoint หรือสิทธิ์ในการเข้าถึงแม้ว่าพวกเขาจะต้องอยู่ภายใต้การสอดส่องดูแลของทีมกำกับดูแลหรือเครื่องมือการกำกับดูแล ด้วยเหตุนี้จึงช่วยให้สามารถควบคุมวิธีที่ฝ่ายธุรกิจและทีมไอทีขององค์กรของคุณทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายทั่วทั้ง บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

เหตุใดคุณจึงต้องมีการกำกับดูแล SharePoint

 

การมีระบบการกำกับดูแลที่ดีตั้งแต่วันแรกของการใช้ SharePoint สามารถช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจและข้อบังคับต่างๆได้อย่างมาก ถ้าคุณเป็น บริษัท ขนาดเล็กที่มีทรัพยากร SharePoint สำหรับการสร้างไซต์และการจัดการความปลอดภัยคุณอาจจัดการได้โดยไม่ต้องมีแผนการกำกับดูแลอย่างเป็นทางการ แต่ถ้าองค์กรของคุณใช้ SharePoint อย่างกว้างขวาง: การสร้างไซต์การรักษาความปลอดภัยการจัดการสิทธิ์คุณจำเป็นต้องมีแผนการกำกับดูแลที่เหมาะสมรวมถึงเครื่องมือการกำกับดูแลออนไลน์ของ SharePoint พร้อมใช้งาน

 

M365 และการกำกับดูแล SharePoint

SharePoint ผสานรวมอย่างใกล้ชิดกับบริการของ Microsoft 365 รวมถึง Microsoft 365 Groups, Microsoft Teams, PowerApps, Outlook, Streams และอื่น ๆ อีกมากมาย สิ่งสำคัญคือต้องมีโมดูลการกำกับดูแล Microsoft365 ที่ดูแลบริการอื่น ๆ ทั้งหมดเหล่านี้

 

ประโยชน์ของการกำกับดูแล SharePoint

มีประโยชน์หลายประการที่เห็นได้ชัดและเพียงผิวเผินที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามการกำกับดูแลบนแพลตฟอร์ม SharePoint ของคุณ นี่คือบางส่วนของสิ่งเหล่านี้:

 

การเจริญเติบโตและการปรับขนาด

บริษัท ขนาดเล็กไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการกำกับดูแล เนื่องจากองค์กรขนาดเล็กที่มีสมาชิกน้อยกว่า 50 คนมักสร้างเนื้อหาไม่เพียงพอที่จะสร้างความยุ่งเหยิง อย่างไรก็ตามในขณะที่ บริษัท ของคุณเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ คุณจะต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลที่เพิ่มขึ้นซึ่งอาจมีการครอบตัดตามความคืบหน้าตามสัดส่วน ดังนั้นควรพิจารณาการนำแผนการกำกับดูแลมาใช้โดยเร็วที่สุด เทมเพลตการกำกับดูแล Office365 ที่ใช้งานได้ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบและไม่มีอะไรสูญหายเมื่อคุณขยาย

 

การยอมรับของผู้ใช้ในขณะที่คนส่วนใหญ่อาจไม่คุ้นเคยกับทุกแง่มุมของแพลตฟอร์ม Microsoft 365 เป็นพิเศษดังนั้นการมีนโยบายการกำกับดูแลทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้จะไม่รู้สึกหวาดกลัวหรือสูญเสียไซต์และเพจของคุณ แต่พวกเขารู้ถึงขีด จำกัด ของสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ซึ่งเป็นพื้นที่สำหรับพวกเขาในการเรียนรู้เกี่ยวกับระบบโดยไม่ต้องกลัวว่าจะยุ่งกับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของพวกเขา

 

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณตั้งค่าไซต์ SharePoint ใหม่และเริ่มวางเนื้อหาของคุณที่นั่น จะใช้ความพยายามทั้งหมดของคุณอย่างไรหากพวกเขาไม่ดึงดูดผู้ใช้ของคุณ! รายงานและการวิเคราะห์ที่นำเสนอโดยเครื่องมือการกำกับดูแลสามารถช่วยคุณระบุเนื้อหาที่ใช้งานได้และกำจัดสิ่งที่ไร้ประโยชน์ออกไป

 

มาตรฐานคุณภาพ

นี่เป็นอีกเหตุผลใหญ่ เป็นสิ่งสำคัญที่เอกสารของ บริษัท ของคุณจะต้องมีระดับคุณภาพที่สม่ำเสมอตลอดทั้งไซต์และหน้า SharePoint ของคุณ การมีแผนการกำกับดูแล Office365 ที่ได้รับการพิจารณาอย่างดีจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถประเมินข้อกำหนดในการสร้างแก้ไขและจัดการเอกสารได้อย่างถูกต้อง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถไปที่ไซต์หรือหน้าใดก็ได้และรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

 

แผนธรรมาภิบาล

แผนการกำกับดูแล SharePoint คือชุดของแนวทางปฏิบัติอย่างเป็นทางการสำหรับกระบวนการกฎและข้อบังคับสิ่งที่ต้องทำและไม่ควรทำในสภาพแวดล้อมของ SharePoint ที่เราตัดสินใจที่จะปฏิบัติตาม วัตถุประสงค์ของแผนการกำกับดูแลคือ:

 

ปรับปรุงการปรับใช้ SharePoint และบริการสนับสนุน

ช่วยรักษาระบบขององค์กรของคุณให้ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด

ช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีที่สุด

ช่วยคุณตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้และหลีกเลี่ยงการละเมิดความปลอดภัย

การตั้งค่าแผนการกำกับดูแล SharePoint

แม้ว่าแผนการกำกับดูแลที่เฉพาะเจาะจงของคุณจะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดส่วนบุคคลของ บริษัท ของคุณ แต่นี่คือรายการองค์ประกอบที่ต้องมีบางส่วนของแผนการกำกับดูแลที่ดี:

 

หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานทุกคนต้องตระหนักและรับผิดชอบมากพอที่จะปฏิบัติตามบทบาทและความรับผิดชอบของตน แผนการกำกับดูแลของคุณต้องได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนของคุณ สิ่งนี้จะทำให้การกระจายสิทธิ์และระดับสิทธิ์ในการเข้าถึงค่อนข้างง่ายในการตั้งค่าและจัดการ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มการจ้างงานee เป็นเจ้าของในขณะที่มั่นใจว่าทุกสถานการณ์สามารถจัดการได้ด้วยการรายงานและการตรวจสอบที่เหมาะสม

 

นโยบายและขั้นตอน

นี่คือสาระสำคัญของแผนการกำกับดูแล SharePoint ของคุณ เป็นกฎที่กำหนดสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ใน SharePoint ซึ่งรวมถึงระดับสิทธิ์หลายระดับตั้งแต่สถานการณ์ง่ายๆเช่นใครสามารถแก้ไขอะไรได้บ้างไปจนถึงสิทธิ์ระดับสูงกว่าและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ

 

แผนสำรอง

สิ่งต่างๆอาจผิดพลาด คุณไม่สามารถคาดหวังว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น เมื่อเกิดข้อผิดพลาดสิ่งสำคัญคือต้องมีวิธีคืนค่าเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

 

การสร้างแบรนด์

การสร้างแบรนด์มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอัตลักษณ์ขององค์กร ไซต์ SharePoint ของคุณต้องเหมือนกันทั้งในฟังก์ชันและรูปแบบ ซึ่งหมายความว่าไซต์และเพจของคุณควรมีรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกันหรือ“ การสร้างแบรนด์”

 

การฝึกอบรมและการดำเนินการ

การสร้างนโยบายการกำกับดูแลเป็นเรื่องที่ดี แต่จะไม่มีความหมายอะไรเลยหากคุณไม่นำไปปฏิบัติ ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ SharePoint จำเป็นต้องทราบข้อมูลทั้งในและนอกแผนการกำกับดูแลของคุณรวมทั้งได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับนโยบายการกำกับดูแลของคุณ เมื่อผ่านการฝึกอบรมแล้วคุณจะต้องบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอและติดตามว่ากำลังปฏิบัติตามขั้นตอนใหม่

 

ความสามารถในการปรับขนาด

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องพิจารณาคือแผนการกำกับดูแล SharePoint ของคุณจะปรับขนาดกับองค์กรของคุณอย่างไร คิดถึงการเติบโตและแผนการของคุณ แผนของคุณควรตรงกับสิ่งเหล่านี้และขยายขอบเขตสำหรับอนาคต

 

ข้อเสนอแนะ

แม้ว่าทีม SharePoint ของคุณจะจัดการแผนการกำกับดูแลของคุณได้ดี แต่ปัญหาบางอย่างของผู้ใช้อาจหลุดลอยไป ส่งแบบฟอร์มเพื่อขอความคิดเห็นจากฐานผู้ใช้ของคุณ ลองเดือนละครั้งเพื่อให้ได้ผล

 

สรุป

การกำกับดูแล SharePoint จะมีประสิทธิภาพหากจัดการอย่างถูกต้อง การกำกับดูแล SharePoint ช่วยให้คุณสามารถจัดการแพลตฟอร์ม SharePoint ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทำงานได้ตามความต้องการของ บริษัท ของคุณ แต่ก็เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนเช่นกัน จะดีแค่ไหนหากมีเครื่องมือดูแลกระบวนการกำกับดูแลเหล่านี้!

 

ในขณะที่การกำกับดูแลเป็นปัจจัยสำคัญในการปกป้องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล SharePoint ของคุณ แต่กลยุทธ์การกำกับดูแล SharePoint ที่มีประสิทธิภาพนั้นมีรากฐานมาจากสิ่งนี้ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมว่าใครสามารถดูหรือโต้ตอบกับไซต์หรือเอกสารใดหรือติดตาม SharePoint ทั้งหมด ข้อมูลการใช้งาน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและใช้การกำกับดูแล SharePoint ที่มีประสิทธิภาพเพื่อปกป้องข้อมูล SharePoint ของคุณตลอดจนสภาพแวดล้อมของ SharePoint

 

โมดูลการกำกับดูแล Saketa เป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือ Saketa SharePoint Migration หากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการกำกับดูแล Microsoft365 หรือต้องการทดลองใช้โมดูลการกำกับดูแลใหม่ของเราค้นหาบทความอย่าลังเลที่จะเขียนถึงเรา