พร้อมที่จะรับการจัดระเบียบ? 7 เคล็ดลับสำหรับการจัดระบบธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดในวันนี้เกี่ยวกับการเติบโตของธุรกิจหรือองค์กรของคุณการพัฒนาระบบและกระบวนการต่าง ๆ ถือเป็นส่วนสำคัญในการกำหนดเงื่อนไขสำหรับความสำเร็จ เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญมากในการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งก่อนที่ธุรกิจของคุณจะระเบิดด้วยธุรกิจใหม่บทความนี้จึงเสนอแนวคิดเจ็ดประการสำหรับการจัดระบบองค์กรของคุณ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดในวันนี้เกี่ยวกับการเติบโตของธุรกิจหรือองค์กรของคุณการพัฒนาระบบและกระบวนการต่าง ๆ ถือเป็นส่วนสำคัญในการกำหนดเงื่อนไขสำหรับความสำเร็จ เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งก่อนที่ บริษัท ของคุณจะระเบิดธุรกิจใหม่บทความนี้จึงเสนอแนวคิดเจ็ดประการสำหรับการจัดระบบองค์กร รับจดทะเบียนบริษัท ของคุณ

ก่อนที่ บริษัท ของคุณจะสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วหรือเตรียมพร้อมสำหรับการขยายตัวคุณจะต้องมองหารอยรั่วและรอยแตก ถาม “การสื่อสารและผลิตภัณฑ์งานไหลจากซัพพลายเออร์ภายในองค์กรและต่อลูกค้าอย่างไรใครเป็นผู้แจกสิ่งที่เป็นใครในอุดมคตินี้หรือเราควรปรับกระบวนการให้เหมาะสม”

คำตอบอาจเผยให้เห็นพื้นที่ที่ไม่มีวิธีการซึ่งยังคงมีวิธีการที่ชัดเจนในการซีเมนต์และที่ช่องว่างสำคัญที่ควรปิดผนึกก่อนที่ทุกคนจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่นมันอาจจะสบายใจในช่วงแรก ๆ ของธุรกิจที่ผู้คนจะสื่อสารกันอย่างไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตามการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการด้วยตัวเองไม่สามารถสนับสนุนวิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องกันเมื่อมีคนเข้ามามีส่วนร่วมมากขึ้น หากคุณวางแผนสำหรับการเติบโตโดยจัดระบบให้เร็วที่สุดคุณจะวางกรอบที่มั่นคงและหลีกเลี่ยง “การระเบิด” ในภายหลัง

การพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือจำนวนของทรัพย์สินทางปัญญาที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้ซึ่งอาจเก็บไว้ในหัวของพนักงานหรือผู้รับเหมาของคุณ พนักงานผู้รับเหมาและที่ปรึกษาอาจมาและไปโดยที่คุณไม่ได้เก็บเศษเสี้ยวของสิ่งที่พวกเขารู้ คุณสามารถปล่อยให้พวกเขาเดินออกไปได้โดยไม่ต้องใช้ภูมิปัญญาในฐานความรู้ของ บริษัท ของคุณหรือไม่? พนักงานสามารถหยุดงานได้โดยไม่ทำให้กิจกรรมทางธุรกิจปกติหยุดชะงักหรือไม่?

————————————————

ใช้เวลาในการทำ “Task Triage” เล็กน้อย

————————————————

ดูแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องของธุรกิจของคุณเช่น:

. การบริหาร

. การจัดการโครงการ

. การจัดการการผลิต

. เทคโนโลยีสารสนเทศ

. รับประกันคุณภาพ

. การตลาด / การขาย

. สนับสนุนลูกค้า

. กิจกรรมการทำงานอื่น ๆ

ในแต่ละพื้นที่ – และที่สำคัญยิ่งกว่าในหลาย ๆ พื้นที่ – คุณจะพบความเป็นไปได้ในการทำให้เพรียวลม, เพิ่มความแข็งแกร่ง, และจัดทำเอกสารกระบวนการของคุณ กระบวนการจำนวนมากจะเริ่มในพื้นที่ทำงานหนึ่งและดำเนินการผ่านพื้นที่อื่นก่อนที่จะเสร็จสมบูรณ์

การแฮนด์ออฟระหว่างผู้คนหรือฟังก์ชั่นมักจะแสดงถึงจุดเชื่อมโยงที่อ่อนแอที่สุดเนื่องจากความเป็นไปได้สำหรับการสื่อสารผิดพลาด, คอขวด, ความล่าช้าและข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ดังนั้นจงใส่ใจกับความเป็นไปได้เหล่านั้นด้วย!

————————————————

เจ็ดสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อวางระบบธุรกิจของคุณ

————————————————

ในขณะที่คุณดำเนินการพัฒนาและปรับกระบวนการของคุณให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

1. กระบวนการของคุณเป็นผู้ใหญ่มากแค่ไหน?

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออยู่ในโหมดเริ่มต้นวิธีการของคุณหลายวิธีอาจอยู่ในสถานะ “อ่อนหวาน” อาจต้องใช้เวลาในการพัฒนารูปแบบการทำซ้ำเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง แม้ว่าธุรกิจของคุณจะดำเนินการมาระยะหนึ่งแล้วกิจกรรมใหม่ ๆ ก็จะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ พิจารณาว่าแต่ละคนนั้นโตพอที่จะจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการหรือไม่หรือว่า “คำแนะนำโต๊ะ” ที่เป็นทางการน้อยกว่าจะพอเพียงในระหว่างนี้

2. คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นก่อนที่จะบันทึกกระบวนการเหล่านั้นหรือไม่?

ก่อนที่จะบันทึกกระบวนการของคุณ:

– พิจารณาว่าจำเป็นต้องมีงานหรือขั้นตอนทั้งหมดจริงหรือไม่

– พิจารณาว่ากิจกรรมใดที่จะทำให้ง่ายขึ้นอัตโนมัติหรือถูกกำจัด

– การวิจัยที่มีอุปสรรคต่อการผลิตอยู่

– ไตร่ตรองทุกพื้นที่ที่มีศักยภาพมากที่สุดสำหรับการกำจัดของเสียข้อผิดพลาดข้อผิดพลาดและท่อระบายน้ำที่ซ่อนอยู่ในบรรทัดล่างของคุณ

– คิดเกี่ยวกับวิธีการทำให้เพรียวลมแต่ละพื้นที่จะปรับปรุงผลกำไรของคุณความพึงพอใจของลูกค้าและประสิทธิผลภายในและจัดลำดับความสำคัญของความพยายามของคุณตามลำดับ

3. ใครควรจัดทำเอกสารระบบของคุณ?

คนมักจะไม่มีเวลา “พิเศษ” ในการจัดทำเอกสารงานของตนเองเนื่องจากพวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานปกติแล้ว ตัวเลือกอื่นอาจเกี่ยวข้องกับ “job shadowing” ซึ่งผู้ฝึกงานหรือผู้จ้างงานใหม่ทำการสังเกตอภิปรายและจัดทำเอกสารอย่างที่นักแสดงผู้เชี่ยวชาญทำ

สิ่งนี้จะช่วยลดภาระของผู้เชี่ยวชาญในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ผู้ฝึกงานได้เรียนรู้และมีส่วนร่วมในทันที อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านกระบวนการและหากลูกค้ามีผลประโยชน์เพียงพอที่จะจ่ายค่าจ้างนั้นถือว่าเป็นอุดมคติ

ผู้ฝึกงานหรือผู้เชี่ยวชาญสามารถแนะนำแนวคิดในการปรับปรุงพื้นผิวนั้นจากมุมมองใหม่ ผู้เชี่ยวชาญสามารถช่วยปรับขั้นตอนที่ได้ซึ่งจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของห้องสมุดข้อมูลของ บริษัท

4. คุณจะไปเกี่ยวกับการจัดระบบได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการถามว่า “เราจะ [… ] อย่างไร” จากนั้นเติมข้อมูลในช่องว่างด้วยกิจกรรมที่คุณต้องการจัดระบบ ไดอะแกรมทุกขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการนั้นเสร็จสิ้นข้ามส่วนการทำงาน

คุณอาจค้นพบว่าถ้าคุณทำตามขั้นตอนตามลำดับที่กำหนดเป็นประจำสิ่งเหล่านั้นเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับกระบวนการทีละขั้นตอน ในพื้นที่ที่ขั้นตอนแตกต่างกันไปตามสถานการณ์รายการแนวทางอาจเหมาะสมกว่า หากคุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนอัตโนมัติให้พิจารณาใช้ระบบสนับสนุนอิเล็กทรอนิกส์

5. คุณควรผลิตเอกสารประเภทใด

– ระบบในระดับสูงสุดเป็นตัวแทนของกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

– กระบวนการที่แสดงเป็นไดอะแกรมหรือแผนผังกระบวนการให้ภาพรวมของงานที่เปลี่ยนอินพุตเป็นเอาต์พุตโดยการเพิ่มมูลค่าระหว่างแต่ละขั้นตอนงาน

– ขั้นตอนครอบคลุมรายละเอียด “วิธีการ” ทีละขั้นตอนสำหรับการปฏิบัติตามขั้นตอนงาน ขั้นตอนอาจปรากฏในสื่อการฝึกอบรมเครื่องมือช่วยงานและคำแนะนำในการทำงาน ในทำนองเดียวกันแนวทางแสดงกฎที่จะปฏิบัติตามในสถานการณ์ที่แปรปรวนมากขึ้น

6. สิ่งที่คุณสามารถมอบหมายหรือ outsource?

หากคุณออกแบบกระบวนการของคุณให้ง่ายต่อการติดตามและทำซ้ำเพื่อให้ผู้อื่นสามารถให้ผลลัพธ์เดียวกันทุกครั้งคุณก็พร้อมที่จะมอบหมาย และถ้าคุณสามารถส่งต่อใครบางคนที่มีความเชี่ยวชาญน้อยลงโดยไม่สูญเสียความเร็วหรือคุณภาพ

7. คุณสามารถปรับปรุงอะไรอย่างต่อเนื่อง

ระวังวิธีการกำจัดทำให้เป็นอัตโนมัติหรือทำให้ทุกกิจกรรมที่คุณทำเป็นประจำง่ายขึ้นอยู่เสมอ เวลาของคุณมีค่าดังนั้นเป้าหมายของคุณควรจะใช้เวลากับกิจกรรมที่จะช่วยให้ บริษัท ของคุณทำกำไรได้มากที่สุด สำหรับทุกขั้นตอนถามว่า “สิ่งนี้มีค่าเพิ่มหรือไม่วิธีที่จะทำให้สิ่งนี้ทำได้เร็วขึ้นและซับซ้อนน้อยลงมุมมองที่แตกต่างกันของระบบนี้

โดยสรุปการจัดระบบธุรกิจของคุณอาจดูเหมือนเป็นความพยายามอย่างท่วมท้น โดยการขอความช่วยเหลือจากภายนอกและจัดลำดับความสำคัญของพื้นที่เพื่อลดความซับซ้อนและจัดทำเอกสารตามสิ่งที่จะมีผลกระทบมากที่สุดในบรรทัดล่างสุดของบทความพิมพ์ใหม่ฟรีคุณคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในระยะเวลาอันสั้น