เจ้าหนี้: การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพและโซลูชั่นเวิร์กโฟลว์

เจ้าหนี้: การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพและโซลูชั่นเวิร์กโฟลว์

จำนวนเวลาที่ไม่เหมาะสมและทรัพยากรด้านการดูแลระบบมีการใช้งานเพียงการขอใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน ปัญหาจะเพิ่มขึ้นเมื่อมีการสูญเสียใบแจ้งหนี้เมื่อมีการหมุนเวียนเพื่อการกวาดล้างและยิ่งเวลาสูญหายมากขึ้นในกระบวนการเรียกคืน

โดยทั่วไปแล้วเอกสารเหล่านี้รวมถึงใบแจ้งหนี้การซื้อจากผู้จัดหาใบแจ้งหนี้การขายให้กับลูกค้าและคำสั่งซื้อที่สร้างโดยลูกค้า

แม้ว่าเอกสารที่หายไปจะถูกกู้คืนจากระบบสำเร็จความล่าช้าจะทำให้เกิดความไม่สะดวกที่สำคัญ หากไม่ได้รับการกู้คืนผลกระทบต่อธุรกิจจะก่อให้เกิดความเสียหายเป็นประจำและในกรณีร้ายแรงก็คือหายนะ

TokOpen เป็นการจัดการเอกสารและซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งเหนือกว่าการดักจับและการจัดเก็บเอกสารทั่วไป แพคเกจมีความยืดหยุ่นเป็นเอกลักษณ์ช่วยให้ระบบสามารถกำหนดค่าเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้า

TokOpen ทำงานอย่างไร

การป้อนข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้สแกนใบแจ้งหนี้จัดทำดัชนีและจัดเก็บไว้ในระบบหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่ต้องใช้เวลา การอ่านอัตโนมัติอาจมีสองรูปแบบ: การอ่านส่วนหัว (หมายเลขอ้างอิงชื่อลูกค้าและจำนวน) หรือการอ่านรายการโฆษณาแบบเต็ม หรือสามารถป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้หากต้องการ

เมื่ออยู่ในระบบใบแจ้งหนี้จะถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์ซึ่งรวมถึงการแจ้งพนักงานที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดเมื่อใบแจ้งหนี้กำลังรอการอนุมัติ รายงานออนไลน์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติล่าช้าหรือหายไป รายงานเหล่านี้สามารถกำหนดค่าได้ดังนั้นจึงสามารถตั้งค่าเพื่อให้ครอบคลุมปัจจัยอื่น ๆ ที่สำคัญต่อการชำระเงินให้สำเร็จ

ความปลอดภัยภายในถูกสร้างขึ้นในระบบและการควบคุมการเข้าถึงทำให้มั่นใจได้ว่าเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเปิดใบแจ้งหนี้หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ การตรวจสอบจะได้รับการเก็บรักษาโดยอัตโนมัติในเอกสารทั้งหมดเมื่อมีการดำเนินการผ่านระบบดังนั้นทุกครั้งที่มีการเข้าถึงหรือแก้ไขเวลาวันที่ข้อมูลประจำตัวและรายละเอียดกิจกรรมจะถูกบันทึก

ในกรณีที่เอกสารที่เกี่ยวข้องอยู่ในระบบเอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในไฟล์เดียวกันพร้อมกับใบแจ้งหนี้เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย สามารถเข้าถึงได้จากระบบอื่นซึ่งในกรณีนี้จะแสดงโฟลเดอร์และเอกสารในเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐาน

การอนุมัติใบแจ้งหนี้ถูกรวมเข้ากับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ส่วนที่เหลือและสามารถเข้าถึงใบแจ้งหนี้ผ่านระบบเช่น SAP หรือ JDE

TokOpen in action – กรณีศึกษา

ปัจจุบัน TokOpen ถูกใช้งานโดย บริษัท จดทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ข้ามชาติรายใหญ่ของญี่ปุ่นและมีสำนักงานหลายแห่งในสหราชอาณาจักร กระบวนการหนึ่งในสำนักงานซื้อใบแจ้งหนี้สำหรับสำนักงานอื่น ๆ ทั้งหมดในสหราชอาณาจักรและเริ่มดำเนินการโดยใช้ระบบ Oracle Financials สำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่ทั้งหมดจะมีการสร้างบาร์โค้ดและแนบกับเอกสารแต่ละฉบับ

เจ้าหน้าที่บัญชีจะสแกนเอกสารทั้งหมดลงใน TokOpen สิ่งนี้ดำเนินการจากการสแกนและสร้างดัชนีเวิร์กสเตชันโดยใช้ TokOpen Sorting Office

เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่นี่แล้วอัปโหลดเป็นประจำทุกวันไปยังเซิร์ฟเวอร์ TokOpen ซึ่งอยู่ที่สำนักงานอื่นของสหราชอาณาจักร การเรียงลำดับ Office จะอ่านบาร์โค้ดจากนั้นค้นหาข้อมูลต้นฉบับใน Oracle เพื่อดึงข้อมูลดัชนีเพิ่มเติมเช่นหมายเลขใบแจ้งหนี้หมายเลขซัพพลายเออร์และรหัสไซต์

การเข้าถึงเบราว์เซอร์มาตรฐาน

เอกสารส่วนใหญ่จะถูกดึงผ่านเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานของผู้ใช้โดยใช้เว็บ TokOpen และพนักงานทั้งหมด 260 คนใช้วิธีการเข้าถึงนี้ จำนวนผู้ใช้ที่ถูก จำกัด ยังสามารถเข้าถึง TokOpen Desktop และการเข้าถึงนั้นมอบให้กับบุคคลตามลำดับชั้นการอนุมัติ

ใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดการโดยใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพ เมื่อสแกนแล้วสถานะของใบแจ้งหนี้จะถูกตั้งค่าเป็นได้รับใบแจ้งหนี้ TokOpen รับรองว่าผู้ใช้สามารถดูเอกสารที่ได้รับมอบหมายในเวิร์กโฟลว์เฉพาะเท่านั้น

มีลำดับชั้นการอนุญาตที่เข้มงวดตามขนาดของใบแจ้งหนี้ที่กำลังจัดการ ดังนั้นหากสมาชิกของเจ้าหน้าที่พยายามอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่เกินขีด จำกัด การอนุญาต TokOpen จะโอนสายไปยังพนักงานในระดับการอนุญาตถัดไปโดยอัตโนมัติ ขั้นตอนนี้จะดำเนินการต่อไปตามลำดับชั้นการให้สิทธิ์จนกว่าใบแจ้งหนี้จะถึงสมาชิกของพนักงานที่มีการกวาดล้างเพื่อลงชื่อออกมูลค่าใบแจ้งหนี้นั้นและการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์

TokOpen เป็นการรวมการจัดการเอกสารที่ทรงพลังและมีประสิทธิภาพเข้ากับการใช้งานค้นหาบทความบนเว็บที่ใช้งานง่าย